Dane osobowe są zawarte w różnego rodzaju dokumentach, takich jak akta osobowe, faktury imienne czy kartoteki pacjentów. Ich ochrona nie ogranicza się wyłącznie do prawidłowego archiwizowania, ale również niszczenia. Sprawdź, co zrobić, by było ono skuteczne oraz dlaczego jest ono tak ważne w kontekście ochrony danych!
Niszczenie dokumentów a ochrona danych osobowych
Dane osobowe to jedna z najpilniej strzeżonych informacji. Są one zawarte w wielu dokumentach firmowych, takich jak np. akta osobowe pracowników, umowy kredytowe, kartoteki pacjentów, zamówienia. Bez względu na to, czy mamy do czynienia z danymi osobowymi zwykłymi, czy też wrażliwymi, podlegają one ochronie. Wydaje się, że najważniejsza w tym kontekście jest prawidłowa archiwizacja, dlatego wielu przedsiębiorców traci czujność po upływie terminu przedawnienia dokumentu. Ale odpowiedzialność za powierzone dane osobowe jest taka sama w każdym momencie. Kończy ją dopiero prawidłowa utylizacja dokumentów. Stąd ważne, aby regularnie niszczyć akta firmowe (więcej o tym, czym jest niszczenie dokumentów, dowiesz się na https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/), a także robić to w sposób, który uniemożliwia ich odtworzenie.
Jak niszczyć dokumenty zgodnie z przepisami?
Wyciek danych osobowych może nastąpić w każdym momencie, także wtedy, gdy dokumenty odbywają drogę z segregatora do niszczarki. Większość przedsiębiorców i pracowników traci wtedy czujność, ułatwiając dostęp do informacji osobom niepowołanym. Wystarczy, że dokumenty będą przechowywane w miejscu ogólnodostępnym, na przykład na korytarzu. Choć taka praktyka jest całkowicie niezgodna ze sztuką, wciąż ma miejsce w wielu firmach.
Jak zatem niszczyć dokumenty w zgodzie z przepisami? Przede wszystkim jak najszybciej. Bezpieczne niszczenie dokumentów powinno nastąpić niezwłocznie po upływie terminu przedawnienia. W tym celu musimy sięgnąć po sprzęt, który potnie papier na drobne kawałki. Dzięki temu odtworzenie danych nie będzie możliwe.
Po zakończeniu pracy pamiętajmy o prawidłowej utylizacji ścinków. Niszczenie dokumentów w Nysie, które można zamówić przez stronę https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow-nysa/, powinno zakończyć się usunięciem resztek papieru tak, aby nie zanieczyszczały środowiska.
Jak chronić dane osobowe poprzez prawidłową utylizację dokumentów?
Utylizacja dokumentów jest ważna, ponieważ:
- zwiększa poziom ochrony danych osobowych - dzięki ich zniszczeniu nikt z zewnątrz nie uzyska do nich dostępu,
- pozwala zdjąć z siebie obowiązek dalszego ich zabezpieczania - jeśli akta zostaną zniszczone w sposób nieprawidłowy, odpowiedzialność za wycieki nadal ciąży na administratorze danych.
Są to dwa kluczowe argumenty, które powinien poznać każdy przedsiębiorca. Nie ma jednej recepty na to, jak niszczyć dokumenty. Zależy to m.in. od ich postaci - inaczej utylizuje się papier, inaczej nośniki danych elektronicznych. Ale cel jest zawsze jeden, czyli ochrona danych niejawnych, w tym danych osobowych. Nie musisz dbać o nią samodzielnie, pomogą Ci w tym eksperci specjalizujący się w brakowaniu dokumentacji.